Главное правило современной деловой переписки, как и в любом другом этикете, вести себя так, чтобы вас было легко понять, не создавать неудобств другим, создавать вокруг себя атмосферу позитивного сотрудничества и результативного диалога, даже если он ведется посредством электронной почты.
Правила этикета формируют стиль отношений и неизбежно влияют на формирование вашего образа у коллег и партнеров. Чтобы не «потерять лицо» компании, ведя деловую переписку, необходимо соблюдать «золотые правила» этикета деловой переписки.
О правильном адресе
Первое и важное! Поработайте над своим деловым email-адресом — никаких koshka, knopka, perchik и прочих имен нарицательных. Нет ничего более комичного и вызывающего недоумение, чем адрес финансового директора, начинающегося со слова Ulybaka68, а адрес коммерческого директора крупной компании с адресом tambovskiyvolk71 (это, кстати, из личного опыта и личной коллекции «гениальных» адресов-шедевров.)
Далее – почтовые адреса, начинающиеся с info@, ad@, office@, reklama@, inbox@ и т.д. — не особо вызывают доверия при личной деловой переписке, учитывайте это!
Об оформлении
Классическая структура официального электронного письма предусматривает три элемента: краткая вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).
Шрифт у письма должен быть единый, курсивом можно выделить в тексте ключевые моменты, заголовки, но обязательно надо придерживаться единого стиля оформления.
Официальные электронные письма не должны быть чересчур «креативными»! Не стоит злоупотреблять «заливкой» текста «всеми цветами радуги». Если вам нужно выделить свои ответы на адресованные вам ранее вопросы, выберите один цвет заливки. Последние рекомендации современного этикета, говорят о том, что цвет выделенного текста не должен быть красным, коричневым, ярким розовым, насыщенных оттенков также следует избегать. Лучше всего воспринимается мягкий желтый, голубой, зеленый.
Можете цитировать отправителя — это позволит ему вспомнить нужные вам моменты.
Если к вашему электронному письму имеются приложения — обязательно сообщите о них и расскажите, какая информация там находится. Название файла, должно соответствовать содержанию и его названию в основном письме. Не отправляйте файлы без сопроводительного письма.
В завершении письма нежелательно указывать несколько номеров телефонов и электронных адресов – оставляйте только те контакты, по которым именно вы сразу отвечаете.
О грамотности и уважении
Всегда здоровайтесь в первом тексте с получателем письма.
-
Обращайтесь к получателю письма по имени не только во время приветствия.
-
Если получателей несколько, обращайтесь не к конкретному человеку, а ко всем: «Господа», «Друзья», «Партнеры», «Коллеги» и т.д.
-
Если получатель просил вас написать ему письмо, сообщите об этом в самом начале.
-
Если вы пишете первое «холодное» письмо конкретному человеку, и вы еще не знакомы, обязательно сообщайте, откуда у вас его адрес.
-
Если получатель ждет письмо от вас, не стоит возлагать эту миссию на подчиненного, соблюдайте «статусность» общения.
-
Когда отвечаете на письмо, всегда поблагодарите отправителя, например, «Сергей, спасибо за ваше письмо!».
-
Старайтесь не использовать слова иностранного происхождения, заменяйте их понятными синонимами и будьте осторожны с сокращениями и аббревиатурами — ваш получатель должен их понимать.
-
В электронном письме не делитесь чужой информацией без ссылки на источник.
-
Никогда не давайте электронный адрес другого человека без согласования и предупреждения.
-
Если вы со временем поняли или выяснили, что отправили письмо с неточной, устаревшей или недостоверной информацией, отправьте вдогонку новое письмо, извинитесь и сообщите актуальные правильные сведения.
-
Грамотность! Перед отправкой тщательно проверьте текст письма, чтобы исключить ошибки и опечатки.
Об эмоциях
-
Никогда не отвечайте недовольством на «недовольное» письмо, не отвечайте агрессией на агрессию.
-
Не пишите в следующих выражениях: излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.
О принятом тайминге в деловой переписке
-
По правилам делового этикета не принято отправлять электронные письма в выходные и праздничные дни, в первой половине понедельника, а также после обеда в пятницу.
-
Сроки ответов: в деловой среде принято отвечать в течение 3-х часов, максимум — в течение дня.
-
Информируйте отправителя, что вы получили его письмо, а также сообщайте, когда ему ожидать ваш ответ — это хорошая тактика, сразу располагающая к вам собеседника.
Об особенностях и изменениях в правилах современного этикета электронного письма
Обратите внимание, что современный деловой этикет вносит свои поправки в ранее существующие правила.
-
Для ведения деловой переписки, использование восклицательного знака не рекомендовано современным этикетом.
-
В настоящее время действительно допустимо НЕ писать обращение – вы – с заглавной буквы!
-
Современный этикет настойчиво не рекомендует употреблять в письмах «фразы-манипуляторы». Например, «Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «Заранее благодарен за ответ», «Будем ждать вашего ответного письма», «С надеждой на плодотворное партнерство в будущем» и т.д.
-
Фразы в подписи письма, такие как: «С уважением» или «С искренними пожеланиями» еще допустимы, но и они считаются уже не обязательными и изживающими себя. Достаточно унифицированной корпоративной подписи и должности лица, отправившего письмо.
Варианты в стиле «Искренне Ваш» в деловой переписке уже недопустимы и вовсе.
Электронной почте в 2020 году исполнится 55 лет!
И все чаще можно услышать мнение, что ее время ушло, а центром цифровой коммуникации становятся социальные сети и мессенджеры. Это действительно так! Будет ли электронная почта существовать в недалеком и далеком будущем? Поживем – увидим! А сегодня мы наблюдаем активное развитие социальных сетей и различного рода мессенджеров. Однако, об этом мы поговорим в следующей статье.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал и не пропускайте самые полезные материалы от Beauty HUB!